HOÁ ĐƠN MUA HÀNG
Hóa đơn mua hàng là hóa đơn bạn nhận được từ các Nhà cung cấp mà bạn cần để thanh toán.
Hóa đơn mua hàng hoàn toàn ngược lại với Hóa đơn bán hàng. Tại đây, bạn tích lũy chi phí cho Nhà cung cấp của mình. Lập Hóa đơn mua hàng rất giống với việc lập một Đơn đặt hàng.
Để truy cập danh sách Hóa đơn mua hàng, hãy truy cập:
Trang chủ> Kế toán> Tài khoản phải trả> Hóa đơn mua hà
1.Điều kiện tiên quyết
Trước khi tạo và sử dụng Hóa đơn mua hàng, trước tiên bạn nên tạo như sau:
- Bài báo
- Nhà cung cấp
- Đơn đặt hàng
- Phiếu nhập kho (tùy chọn)
2.Cách tạo Hóa đơn mua hàng:
Hóa đơn Mua hàng thường được tạo từ Đơn đặt hàng hoặc Phiếu nhập kho. Thông tin chi tiết về Mặt hàng của Nhà cung cấp sẽ được đưa vào Hóa đơn mua hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo Hóa đơn mua hàng trực tiếp.
Để tự động tìm nạp thông tin chi tiết trong Hóa đơn mua hàng, hãy nhấp vào Lấy mặt hàng từ . Các chi tiết có thể được tìm nạp từ Đơn đặt hàng hoặc Biên lai mua hàng.
Để tạo thủ công, hãy làm theo các bước sau:
1.Chuyển đến danh sách Hóa đơn mua hàng, nhấp vào Mới.
2.Chọn Nhà cung cấp.
3.Ngày và giờ đăng sẽ được đặt thành hiện tại, bạn có thể chỉnh sửa sau khi đánh dấu vào hộp kiểm bên dưới Thời gian đăng.
4.Đặt Ngày đến hạn để thanh toán.
5.Thêm Mặt hàng và số lượng trong bảng Mặt hàng.
6.Đơn giá và Thành tiền sẽ được tìm nạp.
7.Lưu và Gửi
· Các tùy chọn bổ sung khi tạo Hóa đơn mua hàng
Được trả : Bạn có thể đánh dấu vào 'Được trả' nếu số tiền đã được thanh toán qua Bút toán thanh toán trước . Điều này nên được đánh dấu nếu có thanh toán toàn bộ hoặc một phần.
Là Trả lại (Ghi Nợ) : Đánh dấu vào mục này nếu khách hàng đã trả lại Hàng.
Áp dụng số tiền khấu trừ thuế : Nếu Nhà cung cấp được chọn đã đặt Danh mục khấu trừ thuế, hộp kiểm này sẽ được bật.
· Trạng thái
Bản nháp : Bản nháp đã được lưu nhưng chưa được Gửi lên hệ thống.
Trả lại : Các mặt hàng đã được trả lại cho Nhà cung cấp.
Đã phát Giấy báo có : Các mặt hàng đã được trả lại và Giấy báo có đã được phát hành đối với hóa đơn.
Đã Gửi : Hóa đơn mua hàng đã được gửi lên hệ thống và sổ cái tổng hợp đã được cập nhật.
Đã thanh toán : Nhà cung cấp đã được thanh toán đầy đủ số tiền trên hóa đơn và các Bút toán thanh toán tương ứng đã được gửi.
Trả một phần : Nhà cung cấp đã được thanh toán một phần số tiền trên hóa đơn và các Bút toán thanh toán tương ứng đã được gửi.
Chưa thanh toán : Hóa đơn Mua hàng vẫn chưa được thanh toán.
Quá hạn : Đã qua ngày đến hạn thanh toán.
Đã hủy : Hóa đơn đã bị hủy do một số lý do.
3. Tính năng
· Các thứ nguyên kế toán
Thứ nguyên kế toán cho phép bạn gắn thẻ các giao dịch dựa trên Lãnh thổ, Chi nhánh, Khách hàng cụ thể, v.v. Điều này giúp xem các báo cáo kế toán một cách riêng biệt dựa trên các tiêu chí đã chọn.
Lưu ý: Dự án và Trung tâm chi phí được coi là thứ nguyên theo mặc định.
· Giữ hóa đơn
Đôi khi bạn có thể cần phải giữ hóa đơn để được Gửi
Giữ Hóa đơn : Bật hộp kiểm này để giữ Hóa đơn Mua hàng. Điều này chỉ có thể được thực hiện trước khi gửi hóa đơn. Sau khi 'Giữ Hóa đơn' được bật và Hóa đơn Mua hàng được Gửi, trạng thái sẽ chuyển thành 'Tạm thời Giữ'.
Khi hóa đơn mua hàng được gửi và bạn muốn thay đổi 'Ngày phát hành' thì bạn có thể sử dụng nút 'Giữ hóa đơn', có sẵn ở trên cùng bên phải.
Nếu bạn muốn giữ lại hóa đơn mua hàng đã gửi thì bạn có thể giữ bằng cách sử dụng tùy chọn 'Chặn Hóa đơn' và Nếu bạn muốn bỏ chặn lại thì hãy sử dụng tùy chọn 'Bỏ chặn Hóa đơn'.
· Chi tiết hóa đơn của nhà cung cấp
Số hóa đơn của nhà cung cấp : Nhà cung cấp có thể xác định đơn đặt hàng này bằng một số của riêng mình. Đây là để tham chiếu
Ngày lập hóa đơn của Nhà cung cấp : Ngày mà Nhà cung cấp đã đặt / xác nhận đơn đặt hàng của bạn sau khi kết thúc.
· Địa chỉ và Liên hệ
Địa chỉ Nhà cung cấp: Đây là Địa chỉ Thanh toán của Nhà cung cấp.
Người liên hệ : Nếu Nhà cung cấp là một Công ty, người được liên hệ sẽ được tìm nạp trong trường này nếu được đặt trong biểu mẫu Nhà cung cấp .
Địa chỉ Giao hàng: Địa chỉ nơi các mặt hàng sẽ được chuyển đến.
· Đơn vị tiền tệ và bảng giá
Bạn có thể đặt đơn vị tiền tệ mà đơn đặt hàng Hóa đơn mua hàng sẽ được gửi. Điều này được lấy từ Đơn đặt hàng. Nếu bạn đặt Danh sách định giá, thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Việc nhấp vào 'Bỏ qua Quy tắc định giá' sẽ bỏ qua Quy tắc định giá được đặt trong Tài khoản> Quy tắc định giá.
· Hợp đồng phụ hoặc 'Cung cấp Nguyên liệu'
Đặt tùy chọn 'Cung cấp nguyên liệu' hữu ích cho việc ký hợp đồng phụ trong đó bạn cung cấp nguyên liệu thô để sản xuất một Mặt hàng.
· Bảng mặt hàng
Quét mã vạch : Bạn có thể thêm Mặt hàng trong bảng Mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Mã mặt hàng, tên, mô tả, Hình ảnh và Nhà sản xuất sẽ được lấy từ mục tổng thể .
Nhà sản xuất : Nếu Mặt hàng được sản xuất bởi một nhà sản xuất cụ thể, bạn có thể thêm vào đây. Điều này sẽ được tìm nạp nếu được đặt trong quản lý mặt hàng
Số lượng và Tỷ lệ : Khi bạn chọn Mã mặt hàng, tên, mô tả và Đơn vị đo lườngsẽ được tìm nạp. 'Hệ số chuyển đổi UOM' được đặt thành 1 theo mặc định, bạn có thể thay đổi nó tùy thuộc vào UOM nhận được từ người bán, sẽ có thêm thông tin trong phần tiếp theo.
'Tỷ lệ Bảng giá' sẽ được tìm nạp nếu Tỷ giá Mua Chuẩn được đặt. 'Tỷ lệ mua cuối cùng' hiển thị tỷ lệ của mặt hàng từ Đơn mua hàng cuối cùng của bạn. Tỷ lệ được tìm nạp nếu được đặt trong mục tổng thể. Bạn có thể đính kèm Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng thuế suất cụ thể cho mặt hàng.
Trọng lượng của mặt hàng sẽ được tìm nạp nếu được đặt trong quản lý mặt hàng khác hoặc hãy nhập theo cách thủ công.
Giảm giá trên Bảng giá : Bạn có thể áp dụng chiết khấu cho từng Mặt hàng theo tỷ lệ phần trăm hoặc trên tổng số tiền của Mặt hàng.
Chi tiết Kế toán : Bạn có thể thay đổi tài khoản Chi phí tại đây.
Chi phí hoãn lại : Nếu chi phí cho Khoản mục này sẽ được lập hóa đơn trong các tháng tới theo từng phần, thì hãy đánh dấu vào 'Bật Chi phí hoãn lại’.
Cho phép tỷ lệ định giá bằng 0 : Việc nhấp vào 'Cho phép tỷ lệ định giá bằng không' sẽ cho phép Gửi Phiếu nhập kho ngay cả khi Tỷ lệ định giá của mặt hàng bằng 0. Đây có thể là mặt hàng mẫu hoặc do sự hiểu biết lẫn nhau với Nhà cung cấp của bạn.
Định mức nguyên vật liệu: Nếu có Hóa đơn nguyên vật liệu được tạo cho Mặt hàng, nó sẽ được tìm nạp tại đây. Điều này rất hữu ích để tham khảo khi ký hợp đồng phụ .
Mẫu thuế mặt hàng : Bạn có thể đặt Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng số thuế cụ thể cho Mặt hàng cụ thể này.
Ngắt trang sẽ tạo ngắt trang ngay trước Mục này khi in.
Cập nhật hành tồn kho
Hộp kiểm Cập nhật hàng tồn kho cần được chọn nếu bạn muốn DraERP để tự động cập nhật hàng tồn kho của bạn. Do đó, sẽ không cần Phiếu nhập kho.
· Thuế và phí
Thuế và Phí sẽ được lấy từ Đơn đặt hàng hoặc Biên lai mua hàng .
Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng.
Để tự động thêm thuế qua Danh mục thuế, hãy truy cập Danh mục thuế
Đảm bảo đánh dấu tất cả các khoản thuế của bạn trong bảng Thuế và Phí một cách chính xác để định giá chính xác.
Quy tắc vận chuyển
Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển một Mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.
· Giảm giá bổ sung
Bất kỳ chiết khấu bổ sung nào cho toàn bộ Hóa đơn đều có thể được thiết lập trong phần này. Khoản chiết khấu này có thể dựa trên Tổng số tiền lớn, tức là sau thuế / phí hoặc Tổng số thực, tức là trước thuế / phí. Chiết khấu bổ sung có thể được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số lượng.
· Thanh toán trước
Đối với các Mặt hàng có giá trị cao, người bán có thể yêu cầu thanh toán trước khi xử lý đơn hàng. Nút Lấy các khoản trả trước sẽ mở một cửa sổ bật lên từ đó bạn có thể tìm nạp các đơn đặt hàng đã thực hiện thanh toán trước.
· Điều khoản thanh toán
Việc thanh toán cho một hóa đơn có thể được thực hiện theo nhiều phần tùy thuộc vào sự hiểu biết của bạn với Nhà cung cấp. Điều này được tìm nạp nếu được đặt trong Đơn đặt hàng.
· Xóa sổ
Việc xóa sổ xảy ra khi Khách hàng thanh toán một số tiền nhỏ hơn số tiền trên hóa đơn. Đây có thể là một sự khác biệt nhỏ như 0,50. Qua một số đơn đặt hàng, điều này có thể tăng lên một con số lớn. Để tính chính xác trong kế toán, số tiền chênh lệch này được 'xóa sổ'.
· Điều khoản và Điều kiện
Trong các giao dịch Mua bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà Nhà Cung Cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng các Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch đối với các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu.
· Cài đặt in
Bìa thư
Bạn có thể in Hóa đơn mua hàng của mình trên giấy tiêu đề của Công ty.
'Nhóm các mục giống nhau' sẽ nhóm các mục giống nhau được thêm nhiều lần trong bảng mặt hàng. Điều này có thể được nhìn thấy khi in của bạn.
In đề mục
Các tiêu đề Hóa đơn mua hàng cũng có thể được thay đổi khi in tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in . Để tạo Tiêu đề in mới, hãy đi tới: Trang chủ> Cài đặt> In> Tiêu đề in.
Có các hộp kiểm bổ sung để in Hóa đơn mua hàng mà không có số lượng, điều này có thể hữu ích khi Mặt hàng có giá trị cao. Bạn cũng có thể nhóm các Mục giống nhau thành một hàng khi in.
· Thông tin thêm
Là số dư đầu kỳ : Nếu đây là bút toán số dư đầu kỳ ảnh hưởng đến tài khoản của bạn, hãy chọn 'Có'. tức là nếu bạn đang chuyển dữ liệu từ một hệ thống khác sang DraERP vào giữa năm, bạn có thể sử dụng Bút toán mở để cập nhật số dư tài khoản trong DraERP.
Ghi chú : Mọi nhận xét bổ sung về Hóa đơn mua hàng có thể được thêm vào đây.
· Sau khi gửi
Khi gửi Hóa đơn mua hàng, có thể tạo các tài liệu sau:
1.Bút toán hạch toán
2.Bút toán thanh toán
3.Đề nghị thanh toán
4.Phiếu chi phí đưa hàng về
5.Tài sản
4.Thêm
·Tác động kế toán
Tương tự như Hóa đơn bán hàng, trong Hóa đơn mua hàng, bạn phải nhập tài khoản Chi phí hoặc Tài sản cho mỗi hàng trong bảng Mặt hàng của mình. Điều này giúp cho biết Vật phẩm là Tài sản hay Chi phí. Bạn cũng có thể thay đổi Trung tâm chi phí. Chúng cũng có thể được đặt trong quản lý mặt hàng. Trung tâm Chi phí có thể được đặt ở cấp Công ty.
Hóa đơn mua hàng sẽ ảnh hưởng đến tài khoản của bạn như sau:
Các bút toán kế toán kép điển hình của giao dịch mua hàng
Nợ:
- Chi phí hoặc Tài sản (tổng số ròng, không bao gồm thuế)
- Thuế (nếu có)
Có:
- Nhà cung cấp
· Ghi nhận kế toán khi ‘Được trả tiền’ được chọn
Nếu Được trả tiền được chọn, DraERP cũng sẽ thực hiện các bút toán kế toán sau:
Nợ: Nhà cung cấp
Có: Tài khoản Ngân hàng / Tiền mặt
Để xem các bút toán trong Hóa đơn mua hàng của bạn sau khi bạn “Gửi”, hãy nhấp vào “Xem Sổ cái”.
· Mua hàng là “Chi phí” hay “Tài sản”?
Nếu Mặt hàng được tiêu thụ ngay khi mua hàng hoặc nếu nó là một dịch vụ, thì việc mua hàng đó sẽ trở thành một khoản “Chi phí”. Ví dụ, hóa đơn điện thoại hoặc hóa đơn du lịch là “Chi phí” - nó đã được tiêu dùng.
Đối với các Mặt hàng tồn kho, có giá trị, những giao dịch mua này chưa phải là 'Chi phí', vì chúng vẫn có giá trị khi chúng vẫn còn trong kho của bạn. Chúng là 'Tài sản'. Nếu chúng là nguyên liệu thô (được sử dụng trong một quá trình), chúng sẽ trở thành “Chi phí” ngay khi chúng được tiêu thụ trong quá trình đó. Nếu chúng được bán cho một Khách hàng, chúng sẽ trở thành 'Chi phí' khi bạn giao hàng cho Khách hàng.
· Khấu trừ thuế tại nguồn
Ở nhiều quốc gia, luật pháp có thể yêu cầu bạn khấu trừ thuế, đồng thời thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn. Các loại thuế này có thể dựa trên tỷ lệ chuẩn. Theo các loại chương trình này, thường nếu Nhà cung cấp vượt qua một ngưỡng thanh toán nhất định và nếu loại sản phẩm phải chịu thuế, bạn có thể phải khấu trừ một số khoản thuế (mà bạn thay mặt Nhà cung cấp trả lại cho chính phủ của mình).
Để thực hiện việc này, bạn sẽ phải tạo một Tài khoản thuế mới trong mục “Nghĩa vụ thuế” hoặc tương tự và ghi có cho Tài khoản này theo phần trăm bạn buộc phải khấu trừ cho mọi giao dịch.
· Giữ các khoản thanh toán cho một hóa đơn mua hàng
Có hai cách để giữ hóa đơn mua hàng:
- Giữ khoảng thời gian theo ngày
- Giữ có lý do
Giữ có lý do
Giữ có lý do là giữ hóa đơn mua hàng vô thời hạn. Để thực hiện, trong phần 'Giữ Hóa đơn' của biểu mẫu hóa đơn mua hàng, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm 'Giữ Hóa đơn'. Trong trường văn bản 'Lý do Tạm giữ', hãy nhập nhận xét giải thích lý do tại sao hóa đơn được giữ.
Nếu bạn cần giữ hóa đơn đã Gửi, hãy nhấp vào nút 'Tạo' và nhấp vào 'Chặn hóa đơn'. Ngoài ra, hãy thêm nhận xét giải thích lý do tại sao hóa đơn được giữ lại trong hộp thoại bật lên và nhấp vào 'Lưu'.
Giữ khoảng thời gian theo ngày
Khoảng thời gian giữ ngày giữ hóa đơn mua hàng cho đến một ngày cụ thể. Để thực hiện, trong phần 'Giữ Hóa đơn' của biểu mẫu hóa đơn mua hàng, hãy chọn hộp kiểm 'Giữ Hóa đơn'. Tiếp theo, nhập ngày phát hành vào hộp thoại bật lên và nhấp vào 'Lưu'. Ngày phát hành là ngày hết hạn lưu giữ tài liệu.
Sau khi hóa đơn đã được lưu, bạn có thể thay đổi ngày phát hành bằng cách nhấp vào nút thả xuống 'Giữ hóa đơn' và sau đó 'Thay đổi ngày phát hành'. Hành động này sẽ làm xuất hiện hộp thoại.
Chọn ngày phát hành mới và nhấp vào 'Lưu'. Bạn cũng nên nhập nhận xét vào trường 'Lý do Tạm giữ'.
Hãy lưu ý những điều sau:
- Tất cả các giao dịch mua đã bị giữ lại sẽ không được đưa vào bảng tham chiếu của Bút toán thanh toán
- Ngày phát hành không được trong quá khứ.
- Bạn chỉ có thể chặn hoặc bỏ chặn hóa đơn mua hàng nếu hóa đơn đó chưa được thanh toán.
- Bạn chỉ có thể thay đổi ngày phát hành nếu hóa đơn chưa được thanh toán.
