BÚT TOÁN HẠCH TOÁN
Bút toán hạch toán là một mục được lập trên sổ cái và nó chỉ ra các tài khoản bị ảnh hưởng.
Bút toán hạch toán là một giao dịch đa mục đích trong đó tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có có thể được chọn.
Tất cả các loại bút toán ngoài giao dịch Mua bán đều được thực hiện bằng Bút toán hạch toán. Một Bút toán hạch toán là một giao dịch kế toán tiêu chuẩn có ảnh hưởng đến nhiều tài khoản và các khoản ghi nợ là bằng tổng của các khoản ghi có. Bút toán thanh toán ảnh hưởng đến Sổ cái.
Bút toán hạch toán có thể được sử dụng để nhập chi phí, bút toán số dư đầu kỳ, bút toán đối chiếu, thanh toán ngân hàng, bút toán tiêu thụ đặc biệt, v.v.
Để truy cập danh sách Bút toán Hạch toán, hãy truy cập:
Trang chủ> Kế toán> Sổ Cái> Bút toán hạch toán
1. Cách tạo bút toán hạch toán
- Chuyển đến danh sách Bút toán thanh toán, nhấp vào Mới.
- Loại Bút toán mặc định sẽ là 'Bút toán thanh toán'. Đây là một loại bút toán chung cho các giao dịch.
- Bạn có thể thay đổi Ngày đăng.
- Mở rộng bảng, chọn một Tài khoản mà từ đó số tiền được ghi nợ.
- Chọn Loại bên và Bên nếu đó là Bút toán ghi nợ
- Thêm một hàng nơi số tiền sẽ được ghi có.
- Lưu ý rằng cuối cùng, tổng số tiền ghi nợ và ghi có phải giống nhau
- Lưu và Gửi
Sổ Tài chính : Bạn có thể đăng mục này lên một Sổ Tài chính cụ thể . Khi để trống trường này, Bút toán hạch toán này sẽ hiển thị trong tất cả các Sổ Tài chính. Trường này sẽ chỉ hiển thị nếu chọn 'Bật Sổ Tài chính' trong phần Mặc định TSCĐ của trang tổng quan Công ty.
Nhập nhanh
Khi tạo Bút toán hạch toán, bạn có thể thấy nút Nhập nhanh ở trên cùng bên phải. Điều này làm cho việc tạo Bút toán hạch toán dễ dàng hơn một chút. Nhập số tiền, chọn tài khoản, thêm nhận xét. Thao tác này sẽ điền vào bảng 'Bút toán kế toán' với các chi tiết đã chọn.
2. Tính năng
Bút toán hạch toán
Thứ nguyên kế toán : Một dự án hoặc Trung tâm chi phí có thể được liên kết tại đây để theo dõi chi phí một cách riêng biệt.
Số Tài khoản Ngân hàng : Nếu bạn đã thêm Tài khoản Ngân hàng , số được liên kết với tài khoản ngân hàng đó sẽ được tìm nạp.
Loại Tham chiếu : Nếu Bút toán Kế toán này được kết hợp với một giao dịch khác, nó có thể được tham chiếu tại đây. Chọn Loại Tham chiếu và chọn tài liệu cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang tạo Bút toán hạch toán dựa trên một Hóa đơn bán hàng cụ thể. Liên kết Bút toán hạch toán này với hóa đơn. Số tiền 'chưa thanh toán' của hóa đơn đó sẽ bị ảnh hưởng
Sau đây là các tài liệu có thể được chọn trong Bút toán hạch toán dưới Loại tham chiếu:
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn mua hàng
- Bút toán hạch toán
- Đơn đặt hàng (Sales Order)
- Đơn đặt hàng (Purchase Order)
- Yêu cầu thanh toán chi phí
- Tài sản
- Tiền vay
- Bút toán lương
- Tạm ứng cho nhân viên
- Đánh giá lại tỷ giá hối đoái
- Hóa đơn giảm giá
Là Thanh toán trước: Nếu đây là khoản trả trước của Khách hàng, hãy đặt tùy chọn này thành 'Có'. Điều này hữu ích khi bạn đã liên kết biểu mẫu 'Loại Tham chiếu' với Bút toán Hạch toán này. Việc chọn “Có” sẽ liên kết Bút toán hạch toán này với giao dịch được chọn trong trường 'Tên tham chiếu'
Nhận xét của Người dùng : Bất kỳ nhận xét bổ sung nào về Bút toán đều có thể được thêm vào trường này
Đảo ngược bút toán thanh toán
Trong bất kỳ Bút toán hạch toán nào đã được Submit, có một nút chuyên dụng để đảo ngược nó. Khi nhấp vào nút 'Đảo ngược Bút toán thanh toán', hệ thống tạo một Bút toán hạch toán mới bằng cách đảo ngược số tiền ghi Nợ và ghi Có vào các tài khoản tương ứng.
Bút toán chênh lệch
'Chênh lệch' là khoản chênh lệch còn lại sau khi tổng hợp tất cả số tiền ghi nợ và ghi có.
Theo hệ thống kế toán bút toán kép, tổng số nợ phải bằng tổng số tiền có.
Giá trị này phải bằng 0 để Bút toán hạch toán có thể Gửi. Nếu con số này không phải là số 0, bạn có thể nhấp vào “Tạo bút toán chênh lệch” và hệ thống sẽ tự động thêm một hàng mới với số tiền cần thiết để tạo ra tổng số bằng 0. Chọn tài khoản để ghi nợ / ghi có và tiếp tục.
Tham chiếu
Số tham chiếu có thể được nhập theo cách thủ công và có thể đặt Ngày tham chiếu. Khi nhập Số tham chiếu tại đây, một 'Nhận xét' sẽ được nhìn thấy, ví dụ:
Tham chiếu # 2321 ngày 30-09-2019 ₹ 1,000.00 đối ứng với Hóa đơn bán hàng ACC-SINV-2019-00064
Trong phần Tham chiếu, các trường sau có thể được nhập theo cách thủ công nếu hóa đơn được ghi ngoại tuyến và không có trong hệ thống. Điều này chỉ dành cho mục đích tham chiếu.
- Số hóa đơn (Bill No)
- Ngày thanh toán
- Ngày đáo hạn
Bút toán đa tiền tệ
Nếu tài khoản được chọn được cài đặt bằng tiền tệ khác so với mặc định của công ty, chọn checkbox “Đa tiền tệ”. Nếu checkbox này không được bật, bạn không thể chọn tài khoản ngoại tệ. Điều này sẽ hiển thị tiền tệ khác nhau và hệ thống sẽ tìm đến “Tỷ giá hối đoái”.
Biểu mẫu Bút toán hạch toán
Từ trường Mẫu biểu chọn một tùy chọn trong trường này sẽ tải thông tin chi tiết từ Biểu mẫu Bút toán hạch toán
Nó sẽ tìm nạp và thêm các chi tiết sau vào bút toán:
- Loại bút toán
- Công ty
- Số Series bút toán
- Tài khoản trong Bút toán kế toán
- Là số dư đầu kỳ
Cài đặt in
Pay To / Recd From : Tên được nhập ở đây sẽ hiển thị trong Hóa đơn bán hàng. Điều này rất hữu ích cho việc in séc. Chuyển đến chế độ xem in trong Bút toán hạch toán và chọn 'Kiểm tra định dạng in'.
Bìa thư
Bạn có thể in Bút toán hạch toán của mình trên giấy tiêu đề của công ty bạn.
In đề mục
Các Bút toán cũng có thể được đặt tiêu đề khác nhau cho các mục đích in ấn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in . Để tạo Tiêu đề in mới, hãy truy cập:
Trang chủ> Cài đặt> In> Tiêu đề in
Thông tin thêm
Phương thức thanh toán : Việc thanh toán được thực hiện bằng Chuyển khoản ngân hàng, Hối phiếu ngân hàng, Thẻ tín dụng, Séc hay Tiền mặt. Phương thức thanh toán mới cũng có thể được tạo. Nếu Tài khoản ngân hàng được đặt ở Phương thức thanh toán, nó sẽ được tìm nạp tại đây khi Phương thức thanh toán được chọn.
Là số dư đầu kỳ: Nếu Bút toán hạch toán thuộc loại 'Bút toán đầu kỳ', trường này sẽ được đặt thành 'Có'.
Từ Mẫu : Khi một mẫu được chọn, bảng 'Các Bút toán kế toán' sẽ được làm trống trước khi tải các tài khoản từ mẫu. Bạn có thể thêm nhiều mục tài khoản sau đó.
3. Các loại bút toán hạch toán
Chúng ta hãy xem xét một số bút toán kế toán phổ biến có thể được thực hiện thông qua Bút toán hạch toán
Bút toán hạch toán
Đây là loại mục đích chung có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Hãy xem một vài ví dụ.
Chi phí (không dồn tích)
Nhiều khi có thể không cần phải dồn tích một khoản chi phí, nhưng nó có thể được hạch toán trực tiếp vào Tài khoản chi phí khi thanh toán. Ví dụ, một khoản trợ cấp đi lại hoặc một hóa đơn điện thoại. Bạn có thể ghi nợ trực tiếp Chi phí Điện thoại và ghi có vào Ngân hàng của bạn khi thanh toán.
Nợ: Tài khoản Chi phí (như Chi phí điện thoại).
Có: Ngân hàng hoặc Tài khoản tiền mặt.
Ghi có tiền lương
Để ghi có lương cho nhân viên, loại 'Bút toán hạch toán' sẽ được sử dụng. Trong trường hợp này,
Nợ: Các thành phần tiền lương.
Có: Tài khoản ngân hàng.
Bút toán hạch toán liên công ty
Nếu giao dịch xảy ra giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc các công ty chị em hoặc hai công ty thuộc cùng một nhóm, tùy chọn này có thể được sử dụng để thực hiện Bút toán hạch toán công ty
Bút toán Ngân hàng
Sử dụng loại này khi thực hiện hoặc nhận thanh toán bằng Tài khoản Ngân hàng . Ví dụ: thanh toán phí giải trí, v.v. bằng tài khoản ngân hàng của Công ty.
Bút toán tiền mặt
Điều này giống như 'Bút toán ngân hàng' nhưng thanh toán được thực hiện qua Tài khoản Tiền mặt.
Bút toán thẻ tín dụng
Đây là một loại bút toán để dễ dàng xác định tất cả các bút toán thẻ tín dụng.
Giấy báo Nợ
Đây là tài liệu do Công ty của bạn gửi cho nhà cung cấp khi trả lại mặt hàng.
Bạn cũng có thể tạo Giấy báo Nợ trực tiếp từ Hóa đơn mua hàng.
'Giấy báo Nợ' được lập cho Nhà cung cấp dựa trên Hóa đơn mua hàng hoặc được Nhà cung cấp chấp nhận như một Phiếu báo trả hàng bán khi một công ty trả lại hàng hóa. Khi một Phiếu báo trả hàng được thực hiện, Công ty có thể nhận được khoản thanh toán từ Nhà cung cấp hoặc điều chỉnh số tiền trong một hóa đơn khác.
Nợ: Tài khoản Nhà cung cấp. (TK 331)
Có: Tài khoản Trả lại Mua hàng. (TK 156)
Giấy báo Có
Đây là chứng từ do nhà cung cấp gửi cho khách hàng khi trả lại mặt hàng.
'Giấy báo Có' được thực hiện cho Khách hàng đối với Hóa đơn bán hàng khi công ty cần điều chỉnh khoản thanh toán cho hàng hóa bị trả lại. Khi một Phiếu báo trả hàng bán được thực hiện, người bán có thể thanh toán cho khách hàng hoặc điều chỉnh số tiền trong một hóa đơn khác.
Nợ: Tài khoản Bán hàng Trả lại. (TK 521)
Có: Tài khoản Khách hàng. (TK 131)
Bút toán đối ứng
Bút toán đối ứng được đặt khi giao dịch được đặt trong cùng một Công ty thuộc các loại:
- Tiền mặt thành tiền mặt
- Ngân hàng thành Ngân hàng
- Chuyển tiền mặt vào ngân hàng
- Chuyển từ ngân hàng sang tiền mặt
Điều này được sử dụng để ghi lại việc rút tiền hoặc gửi tiền từ Tài khoản Ngân hàng. Khi bút toán này được sử dụng, tiền sẽ không rời khỏi công ty trừ khi nó được sử dụng lại để thanh toán cho một thứ gì đó.
Xóa nợ hoặc Nợ xấu
Nếu bạn xóa Hóa đơn là một khoản nợ khó đòi, bạn có thể tạo Phiếu ghi sổ tương tự như Khoản thanh toán, ngoại trừ thay vì ghi nợ Ngân hàng của bạn, bạn có thể ghi nợ Tài khoản Chi phí được gọi là Nợ khó đòi.
Nợ: Nợ khó đòi đã xóa sổ
Có: Khách hàng
Bút toán số dư đầu kỳ
Bút toán này hữu ích khi chuyển từ một phần mềm khác sang DraERP trong bất kỳ thời điểm nào trong năm. Các hóa đơn chưa thanh toán, cổ phiếu, v.v. của bạn có thể được ghi vào DraERP bằng cách sử dụng bút toán này. Chọn loại sẽ tìm nạp các tài khoản Bảng Cân đối.
Khấu hao
Khấu hao là khi bạn xóa bỏ một số giá trị tài sản của mình như một khoản chi phí.
Đánh giá lại tỷ giá hối đoái
Nếu Hệ thống Tài khoản của bạn có các tài khoản có nhiều đơn vị tiền tệ, thì Bút toán hạch toán thuộc loại 'Đánh giá lại tỷ giá hối đoái' sẽ giúp giải quyết tình huống này.
