3.Tính năng

· Thiết lập phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán : Việc nhập này giúp phân loại các Mục thanh toán dựa trên phương thức thanh toán được sử dụng. Phương thức thanh toán có thể là Ngân hàng, Tiền mặt, Chuyển khoản, v.v.

· Thanh toán Từ / Đến

Loại Bên : Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Cổ đông, Học sinh

Bên : Bên cụ thể mà Bút toán thanh toán được thực hiện.

Tên bên : Tên của nhóm, tên này được tải tự động.

Tài khoản ngân hàng của Công ty : Công ty của bạn tài khoản ngân hàng .

Tài khoản ngân hàng của Bên : Tài khoản Ngân hàng của Bên .

Liên hệ : Nếu Bên là một tổ chức, một Người liên hệ có thể được ghi nhận tại đây.

· Tài khoản

Số dư Bên : Tổng số tiền phải thu hoặc phải trả từ Khách hàng hoặc Nhà cung cấp từ các Hóa đơn được đặt trong Bút toán thanh toán hiện tại. Số tiền đã thanh toán sẽ là số dương và nếu các khoản thanh toán trước được thực hiện, chúng sẽ là số âm.

Tài khoản được thanh toán từ (Account Paid From) : Tài khoản mà từ đó số tiền sẽ được khấu trừ khi Thanh toán được Gửi

Tài khoản thanh toán đến (Account Paid To): Tài khoản mà từ đó số tiền sẽ được thêm vào khi Bút toán thanh toán được Gửi.

Đơn vị tiền tệ của Tài khoản : Đơn vị tiền tệ của các tài khoản này sẽ được tìm nạp như đã đặt trong Tài khoản và không thể chỉnh sửa tại đây. 

Số dư tài khoản : Tổng số dư từ tất cả các hóa đơn của các tài khoản đã chọn.

Số tiền đã trả : Tổng số tiền được thanh toán cho Bút toán thanh toán hiện tại được hiển thị trong trường này.

· Tham chiếu

Tìm nạp các hóa đơn chưa thanh toán

Điều này có thể được sử dụng để thực hiện thanh toán cho nhiều Hóa đơn bán hàng bằng cách sử dụng một Bút toán thanh toán. Khi tạo Bút toán thanh toán mới, khi nhấp vào nút Lấy hóa đơn chưa thanh toán (Get Outstanding Invoice), tất cả các Hóa đơn chưa thanh toán và Đơn đặt hàng đang mở sẽ được tìm nạp cho bên. Bạn cần nhập 'Số tiền phải trả' để xem nút này. Từ đây có thể chọn phạm vi ngày và các hóa đơn cần tìm nạp.

Nếu Bên chưa thanh toán đầy đủ, hãy nhập số tiền đã thanh toán vào trường 'Đã phân bổ'.

Nếu tạo Bút toán thanh toán cho Khách hàng, Số tiền thanh toán sẽ được phân bổ dựa trên Hóa đơn bán hàng. Tương tự, khi tạo Bút toán thanh toán cho Nhà cung cấp, Số tiền thanh toán sẽ được phân bổ dựa trên Hóa đơn mua hàng.

Bảng tham chiếu thanh toán

Loại : Việc thanh toán đang được thực hiện dựa trên Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng, hay Bút toán Hạch toán

Tên : ID giao dịch cụ thể được tìm nạp / chọn tại đây.

Tổng số tiền : Tổng số tiền của một Hóa đơn / Bút toán hạch toán trong hàng.

Chưa thanh toán : Số tiền nhận / phải trả cho hóa đơn này.

Được phân bổ : Nếu Số tiền đã thanh toán nhỏ hơn số tiền trên hóa đơn thì chỉ số tiền đã thanh toán sẽ được phân bổ cho (các) hóa đơn được tìm nạp trong Bút toán thanh toán. Việc thanh toán có thể được thực hiện theo từng phần, ví dụ, nếu có ba hóa đơn với số tiền 20, 20, 20, Số tiền đã trả là 60 thì Số tiền đã trả này sẽ được phân bổ như nhau. Điều khoản thanh toán cũng có thể liên quan.

Số tiền chưa phân bổ là gì?

Khi một Bút toán thanh toán được thực hiện trong DraERP và Số tiền đã thanh toán nhiều hơn tổng số tiền trên hóa đơn, nó sẽ được lưu trữ trong tài khoản của Khách hàng / Nhà cung cấp. Do đó số tiền này hiện là 'Chưa được phân bổ'. Số tiền chưa phân bổ có thể được sử dụng cho các hóa đơn trong tương lai.

Ví dụ: bạn tạo Hóa đơn bán hàng có tổng giá trị 1.000 và Khách hàng đã thanh toán 1.500. Khi một hóa đơn khác được tạo cho Khách hàng này trong tương lai với giá 1.000 một lần nữa, thì số 500 đã thanh toán trước đó có thể được sử dụng.

· Các khoản khấu trừ hoặc lỗ

Khi một Bút toán thanh toán được tạo dựa trên một hóa đơn, có thể có một số khác biệt về Số tiền phải trả thực tế và số tiền chưa thanh toán trên hóa đơn. Sự khác biệt này có thể do lỗi làm tròn số hoặc do thay đổi tỷ giá hối đoái. Bạn có thể đặt một Tài khoản tại đây để ghi sổ số tiền chênh lệch này.

· Xóa sổ

Việc xóa sổ xảy ra khi số tiền đã thanh toán nhỏ hơn số tiền được phân bổ. Tức là số tiền còn lại được coi là bị mất trong các khoản phí khác hoặc số tiền đó sẽ không được thanh toán. Đây coi như là mất mát.

· Sau khi Gửi

Lưu và Gửi Bút toán Thanh toán. Khi Gửi, số tiền chưa thanh toán sẽ được cập nhật trong Hóa đơn.

Nếu bút toán thanh toán được tạo dựa trên Đơn đặt hàng, trường 'Đã trả trước' sẽ được cập nhật trong chúng. Khi tạo Hóa đơn cho các giao dịch đó, Bút toán thanh toán sẽ được tự động cập nhật trong Hóa đơn đó để bạn có thể phân bổ số tiền hóa đơn so với bút toán thanh toán trước.

Đối với khoản thanh toán nhận được (từ khách hàng), việc đăng tài khoản (trên Sổ cái) sẽ được thực hiện như sau:

Nợ: Tài khoản Ngân hàng hoặc Tiền mặt

Có: Khách hàng

Đối với thanh toán đã trả (cho nhà cung cấp):

Nợ: Nhà cung cấp

Có: Tài khoản Ngân hàng hoặc Tiền mặt

4.Các trường hợp khác

· Bút toán thanh toán nhiều loại tiền tệ

Nếu bạn muốn duy trì tài khoản phải thu / phải trả bằng ngoại tệ thì hãy tạo tài khoản bằng ngoại tệ (khác với đơn vị tiền tệ của Công ty) và liên kết tài khoản đó trong tài khoản bên. Ví dụ:

DraERP cho phép bạn duy trì tài khoản và lập hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ . Nếu hóa đơn được lập bằng đơn vị tiền tệ của bên, thì Tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ cơ sở của Công ty và đơn vị tiền tệ của bên cũng được nhập vào hóa đơn.

Lưu ý: Cần tạo và chọn tài khoản Phải thu/Phải trả riêng trong Hóa đơn bán hàng / Đơn đặt hàng để quy đổi ngoại tệ hoạt động chính xác. Ví dụ: nếu Khách hàng đến từ Hoa Kỳ, hãy tạo một tài khoản phải thu có tên là 'Phải thu khách hàng - USD'.

Khi tạo Bút toán thanh toán so với hóa đơn đó, tỷ giá hối đoái hiện tại sẽ được tìm nạp, nhưng bạn có thể đặt Tỷ giá hối đoái tại thời điểm thanh toán để khớp với hồ sơ của mình.

Nhấp vào nút Đặt chuyển đổi lãi/lỗ (Set Exchange Gain/Loss) để tự động thêm một hàng để ghi số tiền chênh lệch.

Vì Tỷ giá hối đoái thay đổi liên tục nên có thể dẫn đến chênh lệch số tiền thanh toán so với tổng số hóa đơn. Số tiền chênh lệch này có thể được ghi vào tài khoản lãi / lỗ

· Chuyển khoản nội bộ

Chuyển khoản Nội bộ được sử dụng trong trường hợp tiền được chuyển giữa các tài khoản của cùng một Công ty. Ví dụ: nếu khách hàng từ Hoa Kỳ sử dụng PayPal, chuyển tiền từ PayPal vào tài khoản ngân hàng có thể được coi là Chuyển khoản nội bộ.

Việc chuyển tiền nội bộ sau có thể được quản lý từ Bút toán thanh toán.

1.Ngân hàng - Tiền mặt

2.Ngân hàng - Ngân hàng

3.Cash - Tiền mặt

4.Tiền mặt - Ngân hàng

· Quản lý các tình huống thanh toán khác nhau

Đối với hóa đơn chưa thanh toán, số tiền chưa thanh toán (outstanding amount) = tổng số tiền (grand total). Khi tạo Bút toán thanh toán, giá trị trong số tiền chưa thanh toán sẽ giảm.

Trong hầu hết các trường hợp, ngoài bán lẻ, lập hóa đơn và thanh toán là các hoạt động riêng biệt. Có một số kết hợp trong đó các khoản thanh toán này được thực hiện. Các trường hợp này áp dụng cho cả Bán hàng và Mua hàng.

1. Họ có thể trả trước (trả trước 100%).
2. Thanh toán khi giao hàng hoặc sau ngày giao hàng
3. Trả trước một phần và trả phần còn lại ghi giao hàng
4. Thanh toán có thể được thực hiện cùng nhau cho nhiều hóa đơn.
5. Các khoản trả trước có thể được trao cùng nhau cho nhiều hóa đơn (và có thể được chia nhỏ trên các hóa đơn).

DraERP cho phép bạn quản lý tất cả các tình huống này. Tất cả các bút toán kế toán (GL Entry) có thể được thực hiện dựa trên Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng hoặc Bút toán thanh toán của khoản thanh toán trước (trong trường hợp đặc biệt, một hóa đơn cũng có thể được lập qua Hóa đơn bán hàng).

Tổng số tiền chưa thanh toán đối với một hóa đơn là tổng của tất cả các bút toán kế toán được thực hiện “đối ứng” (hoặc được liên kết với) hóa đơn đó. Bằng cách này, bạn có thể kết hợp hoặc chia nhỏ các khoản thanh toán trong Bút toán thanh toán để quản lý các tình huống.

· Sự khác biệt giữa Bút toán thanh toán và Bút toán hạch toán

1.Việc sử dụng Bút toán hạch toán yêu cầu phải hiểu về Tài khoản nào sẽ được Ghi nợ hoặc Ghi có. Trong Bút toán thanh toán, nó được quản lý trong phần phụ trợ, do đó đơn giản hơn cho Người dùng.

2.Bút toán thanh toán hiệu quả hơn trong việc quản lý các khoản thanh toán bằng ngoại tệ.

3.Séc có thể được in từ Bút toán thanh toán bằng Định dạng in séc.

4.Bút toán hạch toán vẫn có thể được sử dụng cho:

1. Cập nhật số dư đầu kỳ trong Tài khoản.
2. Bút toán Khấu hao TSCĐ.
3. Đối với việc điều chỉnh Giấy báo có đối ứng với hóa đơn bán hàng và Giấy báo nợ đối ứng với hóa đơn mua hàng trong trường hợp chưa có giao dịch thanh toán nào xảy ra

· Thanh toán bằng bút toán hạch toán

Để thực hiện thanh toán bằng Bút toán hạch toán, hãy làm theo các bước sau:

1. Kích hoạt Thanh toán qua Bút toán hạch toán. Đi tới Kế toán> Kế toán> Thiết lập các Tài khoản , chọn hộp 'Thực hiện Thanh toán qua Bút toán hạch toán’.

2.Khi Gửi một tài liệu mà Bút toán hạch toán có thể được thực hiện, bạn sẽ tìm thấy Thanh toán dưới nút Tạo .

3.Lưu và Gửi Bút toán hạch toán để ghi nhận khoản thanh toán so với hóa đơn