Bạn có thể đồng bộ hóa tài khoản email của mình với DraERP để gửi và nhận email từ DraERP.

Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email đến và gửi đi trong DraERP. Phải có ít nhất một tài khoản gửi đi mặc định và một tài khoản nhận Email mặc định. Nếu bạn đang sử dụng DraERP đám mây, email gửi đi mặc định được đặt bởi chúng tôi.

Truy cập : Trang chủ > Cài đặt > Email / Thông báo > Tài khoản Email 

1. Điều kiện tiên quyết 

Trước khi tạo một tài khoản Email, bạn cần có một Tên miền Email. Tuy nhiên, bạn có thể bỏ qua việc tạo Tên miền Email nếu bạn đang sử dụng một trong những dịch vụ dưới đây: 

1. Gmail 
2. Yahoo 
3. Sparkpost 
4. SendGrid 
5. Outlook.com 
6. Yandex.mail 

2. Các bước tạo Tài khoản Email 

Vào trang Tài khoản Email, chọn thêm Tài khoản Email 

Nhập địa chỉ Email có tên miền. Tên miền cần được tạo trước để tạo Tài khoản Email. Bạn không cần tạo tên miền nếu bạn đang đồng bộ hóa một email từ những nhà cung cấp đã liệt kê ở trên

Nhập mật khẩu Email 

Chọn Lưu, nếu xác thực tài khoản và mật khẩu thành công, tài khoản email sẽ được đồng bộ hóa 

2.1. Các tính năng khác khi tạo một Tài khoản Email 

2.1.1. Sử dụng ID đăng nhập email khác:

Để sử dụng một tài khoản và mật khẩu email thay thế để truy cập vào tài khoản này. Ví dụ: nếu bạn có thongbao@example.com và bạn muốn người dùng truy cập email này bằng ID email thay thế, họ nên đánh dấu vào hộp Sử dụng ID email đăng nhập khác. Những người nhận sẽ thấy thongbao@example.com là người gửi.

2.1.2. Mật khẩu chờ: 

Nếu bạn tạo một tài khoản cho một ai đó và bạn không biết mật khẩu, Chọn tùy chọn này. Khi họ đăng nhập, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu 

Sử dụng mã hóa ASCII cho mật khẩu

3. Cấu hình tài khoản Email 

3.1. Tài khoản Email mặc định 

DraERP sẽ tạo mặc định một mẫu cho rất nhiều tài khoản email. Không phải tất cả đều được cho phép sử dụng. Để sử dụng chúng, bạn phải cài đặt các thông tin chi tiết hợp lệ. 

Có hai loại tài khoản email, gửi đi và nhận email đến. Tài khoản email gửi đi Sử dụng dịch vụ SMTP để gửi email và email được lấy từ hộp thư đến của bạn bằng dịch vụ IMAP hoặc POP. Hầu hết các nhà cung cấp email như Gmail, Outlook hoặc Yahoo cung cấp các dịch vụ (IMAP/POP) này.

3.2. Tài khoản nhận Email 

Để thiết lập một tài khoản nhận email, hãy Chọn cho phép nhận Email và đặt cài đặt POP3 của bạn, nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email phổ biến, chúng sẽ được đặt trước cho bạn.

Những tùy chọn sau đây là có sẵn đối với Email nhận: 

1. Sử dụng IMAP 
2. Sử dụng SSL 
3. Giới hạn đính kèm 
4. Nhận mặc định: Nếu chọn, tất cả các câu trả lời cho công ty của bạn (ví dụ: traloi@yourcompany.com) sẽ đến tài khoản này.
5. Tùy chọn đồng bộ Email: Có đồng bộ tất cả hay chỉ những Email chưa đọc (nếu chọn IMAP) 
6. Số lượng đồng bộ ban đầu: Số lượng Email đồng bộ lần đầu tiên. (Nếu chọn IMAP)

3.3. Đính kèm các email vào tài liệu: 

Tính năng này tạo tài liệu khi email được gửi đến một tài khoản email cụ thể. Ví dụ: bạn có thể nối support@example.com vào tài liệu ISSUE . Khi làm điều này, bất cứ khi nào một email được gửi đến support@example.com, hệ thống sẽ tạo ra một tài liệu ISSUE cho nó. Tương tự, nếu bạn liên kết jobs@example.com, khi email được gửi đến jobs@example.com, một tài liệu của người xin việc sẽ được tạo.

Kích hoạt liên kết tự động trong các tài liệu sẽ liên kết email với tài liệu.

3.4 Tài khoản Email gửi đi 

Tất cả các email được gửi từ hệ thống, bởi người dùng để liên hệ hoặc qua thông báo hoặc qua email giao dịch, sẽ được gửi từ một Tài khoản email gửi đi. 

Để thiết lập một tài khoản email gửi đi, hãy kiểm tra Cho phép gửi đi và đặt cài đặt máy chủ SMTP của bạn, nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email phổ biến, chúng sẽ được đặt trước cho bạn.

Các tùy chọn sau đây có sẵn cho các email gửi đi:

1. Use TLS 
2. Cổng 
3. Không cho phép xác thực máy chủ SMTP
4. Mặc định gửi đi: Thông báo và email hàng loạt sẽ được gửi từ máy chủ gửi đi này
5. Luôn luôn sử dụng địa chỉ email của tài khoản làm người gửi: Địa chỉ email của tài khoản này sẽ được đề cập là người gửi cho email gửi đi.
6. Gửi tin nhắn hủy đăng ký trong email: Gửi liên kết để hủy đăng ký từ các email được gửi từ tài khoản này.
7. Trình theo dõi trạng thái email: Theo dõi nếu email của bạn đã được người nhận mở. Lưu ý rằng, nếu bạn đang gửi cho nhiều người nhận, ngay cả khi một người nhận đọc email, nó sẽ được coi là 'Đã mở'.
8. Phụ lục email gửi đến thư mục đã gửi: Nếu sử dụng các máy chủ email tùy chỉnh như Zimbra hoặc CPanel, SMTP sẽ không tự động thêm email vào thư mục đã gửi. Kích hoạt tùy chọn này sẽ đảm bảo tất cả các email được thêm rõ ràng vào thư mục được gửi của tài khoản email.
9. Sử dụng SSL cho email gửi đi: Sử dụng SSL làm tiêu chuẩn cho các email gửi đi. Mặc định là cổng 465

1. Thêm chữ ký: Chữ ký mặc định được thêm vào cuối mỗi email. 

1. Bật tự động trả lời: Nếu được bật, hãy nhập thông báo tự động trả lời.

1. Nhập thông tin cuối trang cho mỗi email trả lời tự động: bạn có thể thêm logo công ty mình vào đây

4. Cách DRAERP xử lý những email trả lời. 

Trong DraERP Khi bạn gửi email đến liên hệ như khách hàng, người gửi sẽ là người dùng đã gửi email. Trong phần trả lời, địa chỉ email sẽ thuộc tài khoản đến mặc định (như [replies@yourcompany.com] (mailto: replies@yourcompany.com)). DraERP sẽ tự động trích xuất các email này từ tài khoản đến và gắn thẻ chúng vào giao tiếp có liên quan.

Lưu ý cho người tự triển khai: Đối với email gửi đi, bạn nên thiết lập máy chủ SMTP của riêng mình hoặc đăng ký dịch vụ chuyển tiếp SMTP như Mandrill.com hoặc SendGrid.com cho phép gửi số lượng email giao dịch lớn hơn. Các dịch vụ email thông thường như Gmail sẽ hạn chế bạn ở số lượng email hạn chế mỗi ngày.