Để truy cập Lặp lại tự động: 

Trang chủ > Công cụ > Tự động hóa > Lặp lại tự động

1. Điều kiện tiên quyết 

Trước khi tạo Lặp lại tự động, cần tạo trước: 

1. Loại tài liệu 
2. Tài liệu

2. Quy trình thiết lập Lặp lại tự động 

2.1. Tùy chỉnh mẫu tài liệu 

Ở mỗi chức năng có thể thêm mới tài liệu, có thể chọn tùy chỉnh một mẫu tài liệu 

Chọn tự động tái lập mẫu tài liệu để hệ thống tự động tạo lại mẫu tài liệu theo định kỳ. 

2.2 Thiết lập Lặp lại tự động.

Bước 1: Truy cập: Trang chủ > Công cụ > Tự động hóa > Lặp lại tự động > Tạo mới Lặp lại tự động 

Bước 2: Nhập các thông tin vào trường dữ liệu:

1. Chọn loại tài liệu tham chiếu. Loại tài liệu tham chiếu là loại tài liệu mà bạn muốn lặp lại tự động 
2. Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc (tùy chọn ). Nếu ngày kết thúc không được chọn, tài liệu sẽ được tạo tự động tới khi Lặp lại tự động bị tắt đi. 
3. Thiết lập Độ thường xuyên cho việc Lặp lại tự động tài liệu (Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Nửa năm, Năm)
4. Chọn Vô hiệu hóa để hủy Tự động tái lập tài liệu. 

Bước 3: Lưu lại

2.3 Thiết lập Lặp lại tự động trực tiếp từ tài liệu 

Bạn cũng có thể thiết lập một tài liệu Lặp lại tự động bằng cách chọn tùy chọn ‘Lặp lại’ từ Danh mục trên Thanh công cụ

Lưu ý: Nếu một tài liệu đã là Lặp lại tự động, Tùy chọn Lặp lại sẽ không khả dụng. 

Khi bạn chọn Lặp lại, một cửa sổ thông tin cho Lặp lại tự động sẽ xuất hiện. Điền đầy đủ thông tin: Tần suất, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và bấm Lưu. 

3. Các tính năng: 

3.1 Gửi khi được tạo ra. 

Nếu loại tài liệu tham chiếu có thể gửi được, bạn có thể chọn tùy chọn gọi là Khai báo khi khởi tạo. Nếu chọn tùy chọn này, tài liệu của bạn sẽ được khai báo khi được tạo ra. 

3.2 Thông báo bằng Email 

Nếu bạn muốn thông báo qua Email mỗi khi các tài liệu được tạo ra, có thể chọn tùy chọn “Thông báo bằng Email” trong phần thông báo. Các trường trong phần Thông báo được giải thích như bên dưới: 

1. Người nhận: ID email của người nhận khi tài liệu được tạo ra. 
2. Lấy liên hệ: Nút này sẽ tìm nạp các liên hệ được liên kết với tài liệu được đặt khi Lặp lại tự động và điền vào trường người nhận giống nhau.
3. Bản mẫu: Bạn có thể chọn một mẫu email cho email. Điều này cũng sẽ lấp đầy các trường Chủ đề và các trường tin nhắn.
4. Chủ đề: Chủ đề cho email của bạn (ví dụ: Tái tạo ‘TODO’ đã tạo thành công).
5. Tin nhắn: Tin nhắn sẽ được gửi trong email
6. Tin nhắn xem trước: Nút này sẽ hiển thị bản xem trước của tin nhắn.
7. Định dạng in: Chọn định dạng in để xác định chế độ xem tài liệu nên được gửi qua email cho khách hàng

Lưu ý: Nếu tài liệu bạn đang thiết lập Lặp lại tự động, có thể gửi được, hãy đảm bảo rằng 'cho phép in cho bản nháp' được bật trong các cài đặt in để nhận tài liệu định kỳ mới trong email thông báo Lặp lại tự động. Nếu điều này không được bật, bạn sẽ được thông báo về việc tạo tài liệu định kỳ mà không cần tài liệu

3.3 Lặp lại vào một ngày chỉ định. 

Nếu tần suất lặp lại được chọn là Tháng, Quý , Nửa năm hoặc Năm, tài liệu được tự động tạo lại vào cùng ngày với “Ngày bắt đầu” của Tự động tạo lại. Nếu bạn muốn tự động tạo lại vào ngày khác bạn có thể thiết lập như sau : 

1. Lặp lại vào ngày: Ngày trong tháng mà tài liệu sẽ được tạo lại. Ví dụ, nếu tần suất là theo tháng và bạn nhập 7 thì tài liệu sẽ được tạo lại tự động vào ngày 7 của tháng. 

1. Lặp lại vào ngày cuối tháng: Vào ngày cuối cùng của tháng bất kể là tháng mấy, tài liệu sẽ được tạo lại tự động. 

3.4. Chọn ngày trong tuần cho Lặp lại tự động 

Chọn ngày trong tuần để tự động tạo lại tài liệu 

 3.5 Bảng thống kê. 

Bạn có thể xem lịch Lặp lại tự động trong Bảng thống kê của tài liệu Lặp lại tự động. Nếu bạn không chỉ định ‘Ngày kết thúc’ thì lịch sẽ chỉ hiện ngày tiếp theo mà tài liệu được tái lập 

3.6 Tần suất Lặp lại tự động trên thanh công cụ bên 

Khi một tài liệu được thiết lập tạo tự động, bạn có thể thấy tần suất lặp lại của tài liệu ở thanh công cụ bên. Nhấp vào để thấy thông tin về Lặp lại tự động