Trước khi tạo và sử dụng Công cụ dụng cụ, bạn nên tạo những mục sau trước:
- Đánh dấu mục 'là Tài sản cố định' trong phần Mặt hàng
- Danh mục Công cụ
Một Mặt hàng đại diện cho Công cụ dụng cụ sẽ được tạo. 'Duy trì hàng tồn kho' và ‘Bao gồm các mặt hàng trong sản xuất’ nên được chọn.
Bên cạnh đó cần chọn Danh mục Công cụ để tạo thành công Mặt hàng Công cụ dụng cụ
Tự động tạo Công cụ dụng cụ
Bạn có thể định dạng DraERP tự động tạo Công cụ dụng cụ khi gửi Biên lai mua hàng bằng cách bật 'Tự động tạo Tài sản khi mua' trong mục Mặt hàng
Nếu bạn đã bật tính năng tạo tài sản tự động cho mặt hàng đại diện cho Công cụ dụng cụ, bạn sẽ phải cung cấp vị trí tài sản trong khi lập Biên nhận mua hàng.
Một thông báo xác nhận việc tạo ra Công cụ dụng cụ được hiển thị khi bạn cập nhật Biên lai mua hàng.
Các Công cụ dụng cụ được mua trong Biên lai mua hàng đã được tự động ghi nhận trong Phân hệ IAT. Người dùng chỉ cần nộp các bản ghi này vào hệ thống để quản lý Công cụ dụng cụ.
*Ghi chú: Chỉ có thể sử dụng chức năng tự động tạo Công cụ dụng cụ khi mua với số lượng trên 5
Ghi tăng Công cụ dụng cụ bằng cách thủ công
Nếu bạn muốn tạo Công cụ dụng cụ bằng cách thủ công, tạo Mặt hàng với “Là Tài sản cố định” được bật và tắt đi tính năng “Tự động tạo tài sản khi Mua hàng”. Khi nộp Hóa đơn mua hàng/Biên lai mua hàng với Mặt hàng đó thì sẽ có dòng thông báo chỉ ra bạn cần ghi tăng Công cụ dụng cụ theo cách thủ công
*Ghi chú: Để Công cụ dụng cụ được ghi nhận đúng tài khoản Hàng tồn kho là TK 153 – Công cụ dụng cụ, thì trong Biên lai mua hàng cần thêm vào Kho hàng được chấp nhận với Kho đã được cài đặt tài khoản Hàng tồn kho TK 153
Đi tới Trang chủ > Phân hệ IAT > Công cụ dụng cụ > Thêm Công cụ dụng và chọn Mặt hàng đại diện Công cụ dụng cụ đã tạo để để ghi tăng Công cụ dụng cụ
Làm theo các bước sau đây:
1.Chọn mã Mặt hàng Công cụ dụng cụ, Tên mặt hàng và Danh mục Công cụ sẽ được xuất hiện theo
2.Nhập vào tên Công cụ dụng cụ
3.Chọn Chủ sỡ hữu Công cụ dụng cụ ví dụ như Công ty, Nhà cung cấp hoặc Khách hàng
4.Chọn Tên người sỡ hữu
5.Chọn Hóa đơn mua hàng/Biên lai mua hàng đã tạo để mua Công cụ dụng cụ. Ngày mua và Giá trị mua sẽ được tự động xuất hiện theo
6.Chọn Vị trí lưu giữ Công cụ dụng cụ
7.Cài đặt Ngày sẵn sàng sử dụng. Khấu hao sẽ được tính bắt đầu từ ngảy này
8.Chọn vào Tính khấu hao
Tính khấu hao : Bật hộp kiểm này để tính khấu hao Công cụ dụng cụ.
9.Chọn ngày Bút toán Khấu hao được ghi nhận
Dựa trên các chi tiết này, Kế hoạch khấu hao của Công cụ dụng cụ sẽ được tạo tự động. Bảng này có các cột cho Sổ tài chính, Ngày lập, Số tiền khấu hao, Số tiền đã khấu hao và Sổ nhật ký.
Định kì thực hiện khấu hao
Định kì đi tới Phân hệ IAT, tìm đến Công cụ dụng cụ muốn thực hiện khấu hao và kéo màn hình đến phần Kế hoạch Khấu hao để thực hiện Bút toán Khấu hao
Bước 1: Nhấp vào ô “Bút toán hạch toán” ở kì cần hạch toán khấu hao
Bước 2: Tick chọn “Thực hiện bút toán khấu hao”
Bước 3: Hệ thống sẽ tạo ra một Bút toán hạch toán ghi nhận giá trị khấu hao
Bút toán hạch toán loại Bút toán Khấu hao được tạo để ghi nhận giá trị khấu hao định kỳ của Công cụ dụng cụ
Các bút toán kế toán
Khi ghi tăng một Công cụ dụng cụ, chỉ có thể gửi sau khi nhập 'Ngày sẵn sàng để sử dụng'. Nếu 'Ngày sẵn sàng để sử dụng' là một ngày trong tương lai, thì Bút toán kế toán sẽ được đặt tự động vào ngày đó thông qua bộ lập lịch
Bảo trì
Đánh dấu vào Yêu cầu Bảo trì cho phép ghi lại các nhật ký Bảo trì cho Công cụ dụng cụ này.
Sau khi gửi
Sau khi ghi tăng thành công Công cụ dụng cụ, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác với Công cụ thông qua nút Quản lý
